Rita Baeyens

Première en Belgique pour les Assemblées Générales : la signature électronique

La signature électronique lors de l’émargement d’une assemblée générale représente une étape très importante vers la digitalisation totale et la dématérialisation des AGs en Europe

Cette nouvelle technologie qui fluidifie sensiblement le processus de l’émargement a été utilisée pour la première fois lors d'une assemblée générale en Belgique. Elle consiste à faire signer les actionnaires directement sur une tablette, en lieu et place d’une signature manuscrite sur papier. Il s’agit d’un développement sûr et sécurisé qui réduit complètement la consommation de papier.

Ainsi, afin de faciliter l’émargement, Lumi a développé un nouveau programme (Lumi Signature Capture) et a créé une connexion entre ce programme et le logiciel déjà existant contenant la base de données des actionnaires utilisée pour le vote électronique en temps réel.

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En amont, les opérateurs chargent la liste des actionnaires dans le logiciel Lumi et créent le lien avec les tablettes. Comme sur la feuille papier d’émargement classique, la feuille électronique contient les informations de l’actionnaire (nom, adresse, nombre de voix simples ou doubles, pouvoirs reçus etc.).

Grâce à ce système, l’actionnaire peut s’enregistrer à n’importe quel bureau d’émargement de l’assemblée. Lors de l’enregistrement, la tablette est présentée à l’actionnaire qui inscrit sa signature et est ainsi émargé. La signature est automatiquement inscrite dans la base de données de Lumi et peut donc être insérée facilement à la feuille de présence globale fournie au client.

Ensuite, une carte à puce contenant les informations relatives à l’actionnaire est générée. Celle-ci est remise en même temps que le boîtier de vote à l’actionnaire. Ce dernier peut ainsi se rendre dans la salle de l’Assemblée Générale avec un boîtier personnalisé.

Une solution évolutive et efficace, qui diminue le temps d’attente pour les actionnaires et évite de devoir imprimer les feuilles d’émargement.

Nous anticipons un déploiement important et un engouement massif pour cette solution, notamment dans les pays (Belgique, France…) où la constitution d’une feuille de présence comprenant l’ensemble des signatures des actionnaires présents est une obligation légale.

Lumi est prêt à franchir la dernière étape menant à la dématérialisation totale lors du jour J des Assemblées Générales : le remplacement des cartes à puce et des boîtiers de vote par notre solution de vote sur mobiles (Lumi AGM Mobile) est d’ores et déjà possible. Mais ceci fera l’objet d’une prochaine note de ce blog…

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