Virtuele AVA

De Lumi-software zorgt ervoor dat uw aandeelhouders of leden veilig kunnen inloggen met behulp van unieke inloggegevens. De fysieke registratiebalie is vervangen door een beveiligd inlogscherm dat toegang biedt tot het vergader platform.

• U geeft uw aandeelhouders of leden via een veilig authenticatieproces toegang tot de virtuele vergadering, met gebruik van unieke inloggegevens die doorgaans via de uitnodiging voor de vergadering worden verspreid
• Registreer uw deelnemers in real time, zodat er een nauwkeurige en controleerbare quorum telling kan plaatsvinden.
• Genereer een gedetailleerde presentielijst, onderverdeeld naar type vertegenwoordiging, aandelenklasse en stemrecht.

Verruim de mogelijkheid om te stemmen tot buiten de live vergadering en laat de periode waarin volmachtstemmen kunnen worden uitgebracht naadloos overgaan in de live bijeenkomst. U kunt uw aandeelhouders en leden vóór de vergadering al laten stemmen met behulp van de technologie van Lumi of met papieren volmachten werken; ons platform voegt alle uitgebrachte stemmen voor de AVA samen zodat er direct een controleerbare uitslag is.

• Live stemmen worden tijdens de vergadering uitgebracht, direct geteld en automatisch opgeteld bij de volmachtstemmen, zodat ze meteen zichtbaar zijn voor alle deelnemers
• Een gewogen stemming in real time, een stemming in onderdelen of een stemming volgens het one man one vote principe: het is allemaal mogelijk met de software van Lumi.
• U kunt uw aandeelhouders of leden over elk besluit apart hun stem laten uitbrengen of ze in één keer over alle besluiten en moties tegelijk laten stemmen

De mening van aandeelhouders en leden is steeds belangrijker voor een goede corporate governance en ook voor de relatie met investeerders en leden. Het is belangrijk dat elke deelnemer zijn stem kan laten horen en vragen kan stellen. En doordat er een maximum kan worden gesteld aan de discussietijd kan de bijeenkomst nooit te veel uitlopen. 

• De deelnemers kunnen via de Lumi app vragen stellen zodra de voorzitter de Q&A-sessie heeft geopend. Er is geen limiet op het aantal vragen dat kan worden gesteld.
• Deze vragen kunnen zo nodig worden gemodereerd voordat ze zichtbaar zijn voor de voorzitter, de deelnemers of beiden. Dat is vooral handig als er meerdere vragen over hetzelfde onderwerp worden gesteld
• Beantwoorde vragen worden opgeslagen en kunnen allemaal verwerkt worden in de notulen van de vergadering. Ze kunnen ook naar de aandeelhouders worden gestuurd. Zo vergroot u hun betrokkenheid en bouwt u een database van vragen en antwoorden op

Een AVA of ALV via Lumi is meer dan alleen de vergadering zelf. Lumi biedt ondersteuning tijdens het hele traject, vanaf het inplannen van de vergadering tot en met de verslaglegging en analyse achteraf.

• Het platform, de apps en de technologie kunnen worden aangepast aan uw bijeenkomst of die van uw klant, door gebruik te maken van merkelementen als logo’s en kleuren. Zo voelen uw aandeelhouders zich helemaal thuis in de vergaderomgeving
• Aandeelhoudersvergaderingen moeten vlekkeloos verlopen. Daarom hebt u bij elke door Lumi georganiseerde AVA de mogelijkheid om op locatie ervaren technici in te huren die u volledig ontzorgen
• Er worden automatisch verschillende rapporten geproduceerd, evenals een volledig controlespoor, van registraties en herroepingen tot uitslagen. Zo ontstaat er een compleet en transparant verslag van de bijeenkomst
• Beveiliging is essentieel. De technologie van Lumi draait op een speciaal, beveiligd netwerk. Voor virtuele en hybride vergaderingen worden versleutelde cloud servers gebruikt die op verschillende locaties staan
• Ongeacht omvang en locatie. Via de schaalbare systemen van Lumi kunnen deelnemers zich registreren, officieel stemmen en vragen stellen die meteen worden beantwoord, ongeacht het aantal deelnemers. Daarbij wordt rekening gehouden met de lokale omstandigheden en worden er meerdere talen ondersteund. Webcasts binnen de app en de optie om mobiel te stemmen maken een virtuele AVA mogelijk, zodat de bijeenkomst zich ook buiten de vergaderzaal kan afspelen